Organisation d'un carnaval d'hiver

Sommaire

La Ville de Victoriaville demande des soumissions pour l’organisation du volet animation et festivités du carnaval d’hiver qui aura lieu à la place Sainte-Victoire, située au 20, rue de Bigarré à Victoriaville. L’organisation est de type clés en main qui comprend la planification, la réalisation et l’évaluation de l’événement.

Texte légal

Mise en contexte

La Ville de Victoriaville (ci-après "LA VILLE") demande des soumissions pour l’organisation du volet animation et festivités du carnaval d’hiver qui aura lieu à la place Sainte-Victoire, située au 20, rue de Bigarré à Victoriaville. L’organisation est de type clés en main qui comprend la planification, la réalisation et l’évaluation de l’événement.

Le Carnaval de Victo est né en 2014, afin de répondre à l’objectif de faire bouger les citoyens pendant la période hivernale. De plus, LA VILLE désirait offrir aux citoyens de Victoriaville et sa région des activités gratuites et favoriser les sorties familiales. Pour son édition 2021, LA VILLE désire avoir un événement haut en couleur, qui permettra aux visiteurs de vivre une expérience positive, qu’ils soient en famille, entre amis ou seuls.

Pour l’année 2021, deux volets seront offerts à la population.

Le premier se définit par un marché d’hiver qui proposera majoritairement une offre alimentaire, mais dans un objectif de découverte et d’achat de produits locaux. Les modalités de l’offre alimentaire seront présentées en détail au soumissionnaire sélectionné.

Le second volet concerne l’animation et les festivités, qui regroupe principalement la programmation, mais qui peut aussi être bonifié par une offre alimentaire, tel que des food trucks. Les deux volets seront à proximité, mais ne seront pas offerts sur le même site.

Consultez le document complet pour tous les détails.

Description du mandat

Le mandat consiste à organiser, en étroite collaboration avec la coordonnatrice animation et événements, le volet animation et festivités du carnaval d’hiver 2021 de Victoriaville. La date ciblée est le 6 février 2021, mais peut être sujet à changement Les propositions devront se situer dans une échelle de prix allant de 35,000$ à 45,000$, incluant les frais d’administration et de réalisation.

Le mandat se décline de la façon suivante:

Planification: proposition d’un concept original qui répond aux cibles déterminées par LA VILLE;
Organisation: structure des fonctions, des tâches et des responsabilités des acteurs impliqués;
Mise en oeuvre: coordination pendant l’événement – application du scénario technique;
Évaluation: validation de l’atteinte des objectifs.

Les attentes et objectifs sont détaillés dans le document complet.

Renseignements préliminaires

Les soumissions concernant le présent appel d’offres doivent être présentées avant 9 heures le 2 octobre 2020, au bureau du greffier situé à l’hôtel de ville de Victoriaville, au 1, rue Notre-Dame Ouest, dans une enveloppe cachetée, sur laquelle est indiquée le nom du projet.

Toute proposition incomplète ou reçue dépassée la date de réception est automatiquement refusée.

La Ville de Victoriaville ne s'engage à accepter ni la plus basse, ni aucune des offres de service reçues, ni à encourir aucune obligation, ni aucuns frais d'aucune sorte envers la ou les firmes et se réserve le droit de passer outre à une irrégularité mineure dans le cas de la plus basse offre de service.

La Ville de Victoriaville a adopté une procédure portant sur la réception et l’examen des plaintes dans le cadre de l’adjudication d’un contrat. Toute plainte ou toute manifestation d’intérêt doit être transmise par courriel.

Frais de soumission

Le soumissionnaire n’a droit à aucun dédommagement pour les frais encourus pour la préparation de sa soumission.

Liste des appels d'offres